Erfolgreiche Projekte

Günther Blaschek
erste deutsche Version: 12. Dezember 2018
auch auf Englisch verfügbar.

Dieses Dokument ist als eine Sammlung von hoffentlich nützlichen Tipps für die Durchführung eines typischen Projekts in der Informatik gedacht, sei es ein Programmierprojekt, eine Bachelorarbeit oder eine Masterarbeit. Die meisten Hinweise sind jedoch nicht auf Studentenprojekte beschränkt, sondern können auch auf „richtige“ Praxisprojekte angewandt werden.

Obwohl der Schwerpunkt auf Programmierprojekten liegt und einige Beispiele aus dem Bereich der Softwareentwicklung stammen, können viele Punkte auch auf andere Arten von Projekten angewandt werden, wie z.B. die Gestaltung von Benutzerschnittstellen, Literaturstudien, Experimente, Messungen, usw.

Die meisten Themen in diesem Dokument behandeln die Organisation eines Projekts, also wie man Projekte und ihre Ergebnisse plant, diskutiert und präsentiert.

Die Arbeit an einem nicht-trivialen Projekt ist bereits schwierig genug; wir wollen daher so wenig zusätzliche Arbeit wie möglich für die Organisation des Projekts aufwenden. Alle hier gemachten Vorschläge haben daher eines gemeinsam: Sie sind einfach. Es gibt keine ausgefeilten Techniken und Methoden, und es werden keine speziellen Werkzeuge benötigt. Bleistift und Papier reichen in den meisten Fällen. Um Zeitpläne und To-Do-Listen zu pflegen, genügt ein einfacher Texteditor.

Ich möchte betonen, dass es sich hierbei um Vorschläge für ein „schlankes Projektmanagement“ handelt. Sie können gerne Vorschläge übernehmen, die Sie für ein bestimmtes Projekt für sinnvoll halten, und den Rest ignorieren, wenn Sie bereits einen eigenen Arbeitsstil entwickelt haben. Beachten Sie auch, dass große Projekte aufwändigere organisatorische Maßnahmen erfordern, insbesondere wenn Sie mit anderen in einem großen Team zusammenarbeiten oder bestimmte Qualitätsstandards wie ISO 9000 einhalten müssen. Aber bei relativ kleinen Projekten, bei denen Sie alleine oder mit einem Kollegen arbeiten, werden diese einfachen Empfehlungen in der Regel funktionieren. Zumindest haben sie sich in vielen Projekten, die ich selbst bearbeitet habe, gut bewährt…

Vision

Bevor Sie mit dem eigentlichen Projekt beginnen, entwickeln Sie eine Vision der gewünschten Ergebnisse. In vielen Fällen können Sie mit einer Aufgabenbeschreibung (einer „Spezifikation“) beginnen, die von einem Auftraggeber geschrieben wurde (z.B. von einem Vorgesetzten oder Professor; im Allgemeinen von einer Person, die Interesse am Ergebnis hat). Dies ist oft ein guter Ausgangspunkt, lässt aber auch Spielraum für Interpretation und Verfeinerung.

Nutzen Sie Ihre Phantasie, um Lücken in der Aufgabenbeschreibung zu füllen. Versetzen Sie sich in die Lage von Personen, die das Ergebnis Ihres Projekts nutzen werden, und finden Sie ein paar typische Anwendungsfälle („Use Cases“). Stellen Sie sich Fragen wie:

Wer soll das Produkt verwenden?
Welches Problem soll gelöst werden?
Was sind die Umgebungsbedingungen? Wo und wie wird das Produkt eingesetzt?
Gibt es Schnittstellen zu anderen Komponenten?
Was sind die Voraussetzungen? Welche Annahmen können getroffen werden?
Gibt es bereits ähnliche Produkte? Was ist gut und was ist schlecht an ihnen? Was könnte verbessert werden?

Stellen Sie sich das Endergebnis vor, als ob es bereits vorhanden wäre. Zeichnen Sie Bilder, entwickeln Sie eine Vorschau, aber investieren Sie nicht zu viel Zeit dafür. Handgezeichnete Skizzen reichen in diesem frühen Stadium völlig.

Ein wichtiges Ergebnis der Vision ist das Verständnis der Systemgrenzen: Was ist Teil des Projekts, was liegt außerhalb des Projektrahmens?

Versuchen Sie zu Beginn, Ideen für eine „ultimative Lösung“ zu finden, die keine Wünsche offen lässt. Ignorieren Sie vorerst den dafür erforderlichen Aufwand; damit werden wir uns im nächsten Schritt befassen.

Wenn Sie selbst mit Ihrer Vision zufrieden sind, besprechen Sie Ihre Ideen mit dem Auftraggeber. Am Ende sollte klar sein, ob Sie die Aufgabe richtig verstanden haben und auf dem richtigen Weg sind.

Wenn Sie weiter an dem Projekt arbeiten, werfen Sie von Zeit zu Zeit noch einmal einen Blick auf Ihre ursprüngliche Vision. Sind neue Ideen aufgetaucht? Haben Sie neue Aspekte gefunden, die die ursprüngliche Vision erweitern oder einschränken? Sind Sie auf Hindernisse gestoßen, die die Erfüllung der Träume unmöglich machen? Möglicherweise müssen Sie ab und zu Ihre ursprüngliche Vision überarbeiten, und diese Änderungen können sich auf das Endergebnis und/oder den Zeitplan auswirken.

Schwerpunktsetzung

Ihre anfängliche Vision ist vermutlich „vergoldet“ in dem Sinne, dass sie vernünftige Erwartungen bei Weitem übertrifft. Aber die Entwicklung einer zu 100% perfekten Lösung erfordert außerordentlichen Aufwand und viel mehr Zeit, als Sie zur Verfügung haben. Jedes reale Projekt hat eine Deadline. Das gilt auch für Studentenprojekte; wenn Sie etwa Ihre Abschlussarbeit bis zum Ende des Studienjahres einreichen sollen, haben Sie möglicherweise nur wenige Monate Zeit, um das Projekt abzuschließen.

Es ist daher notwendig, die Anforderungen so zu reduzieren, dass sie in vernünftiger Zeit umgesetzt werden können.

Versuchen Sie in einem ersten Schritt, die „Qualitätsklasse“ Ihres Projekts zu definieren. Es gibt typischerweise drei Klassen, die man nach dem amerikanischen Notensystem als C, A und A+ bezeichnen kann:

Klasse C (österreichische Schulnote 3, „befriedigend“): „Quick-And-Dirty“-Projekte wie Machbarkeitsstudien, Prototypen, Experimente, Hilfswerkzeuge, die nur wenige Male eingesetzt werden. Typische Beispiele sind explorative Prototypen von Benutzerschnittstellen, die zeigen, wie eine Anwendung aussehen könnte, oder Konvertierungswerkzeuge, die bestehende Daten in ein neues Format übersetzen. Die Ergebnisse solcher Projekte haben in der Regel kurze Lebensdauer, und es ist völlig ausreichend, wenn sie bloß „irgendwie funktionieren“.
Klasse A (österreichische Schulnote 1, „sehr gut“): Projekte, die zu einem hochwertigen Produkt führen, das voraussichtlich länger in der Praxis eingesetzt wird. Die Anwender erwarten, dass das Produkt verständlich, einfach zu bedienen und natürlich robust ist. Viele Softwareprodukte fallen in diese Kategorie.
Klasse A+ (exzellent, eine „Römische Eins“): Außergewöhnliche Projekte mit extrem hohen Qualitätsanforderungen. Für solche Projekte müssen Sie zusätzliche Anstrengungen unternehmen, um Ihre Vision vollständig umzusetzen. Das Ergebnis sollte absolut einwandfrei sein.

Viele Studenten versuchen, ein Produkt der Klasse A+ herzustellen, obwohl ein A-Produkt ausreicht. Ein A+-Ergebnis ist erforderlich, wenn Sie jemanden wirklich beeindrucken wollen. Wenn Sie davon träumen, in einem renommierten Forschungsinstitut zu arbeiten und Sie die Möglichkeit haben, Ihre bisherigen Arbeiten dem Leiter des Instituts vorzustellen, wollen Sie sicherlich ein Spitzenprodukt präsentieren und nicht etwas, das bloß „gut genug“ ist. Weitere Situationen, in denen eine A+-Qualität erforderlich ist, sind lebenskritische Produkte (wie etwa in Intensivstationen und bei autonom fahrenden Autos) und Demonstrationen einer neuen Technologie, für die Sie Finanzierung bekommen wollen (und in denen Sie andere hochmotivierte Konkurrenten übertreffen müssen).

Die meisten Projekte fallen nicht in die Klasse A+, sondern nur in die Klasse A. Verstehen Sie „nur Klasse A“ nicht als Synonym für „minderwertig“. Das Ergebnis wird immer noch etwas sein, worauf Sie stolz sein können. Der Punkt ist, dass die Anforderungen realistisch sind, so dass sie innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens und mit angemessenen Kosten umgesetzt werden können.

Klasse-A-Projekte führen zu Produkten, die im Rahmen von Zeit- und Budgetbeschränkungen so gut wie möglich sind, während Klasse-A+-Projekte perfekt sind, ohne Rücksicht auf die Kosten. Mit anderen Worten, Produkte der Klasse A sind sowohl gut als auch wirtschaftlich, und Produkte der Klasse A+ sind hervorragend, aber sehr teuer.

Der Hintergrund für die Entscheidung zwischen A und A+ ist das Pareto-Prinzip. Es besagt im Wesentlichen, dass eine Klasse-A-Lösung (die etwa 80% der perfekten Lösung abdeckt) mit 20% der Aufwands erreicht werden kann. Die Einbeziehung der restlichen 20% (zur Herstellung einer vergoldeten A+-Lösung) erfordert also den fünffachen Aufwand, verglichen mit einer Klasse-A-Lösung. Aus diesem Grund gehören die meisten kommerziellen Produkte zur Klasse A, da die potentiellen Kunden nicht bereit wären, den fünffachen Preis für höchste Perfektion zu bezahlen.

Sie müssen sich nicht gleich zu Beginn zwischen A und A+ entscheiden. Es ist möglich, Teile eines Projekts in unterschiedlicher Qualität zu mischen. Beispielsweise enthält ein Doktoratsprojekt typischerweise einige A+-Teile, die in vollem Glanz erstrahlen und die Kompetenz des Doktoranden unter Beweis stellen. Aber es wird auch Teile geben, die die Benutzerfreundlichkeit in Klasse-A-Qualität demonstrieren und vielleicht sogar einige Klasse-C-Teile zum Testen und Demonstrieren, zur Evaluierung, usw.

Eine weitere Möglichkeit, den Gesamtaufwand zu reduzieren, besteht darin, Funktionen wegzulassen, die nicht unbedingt erforderlich sind. Eine gute Möglichkeit, mit Teilen von unterschiedlicher Wichtigkeit umzugehen, besteht darin, die Liste der Anforderungen zu priorisieren und sie dann in der Reihenfolge abnehmender Prioritäten anzugehen. Noch einfacher ist es, wenn Sie die Funktionen grob in „need to have“ (die „Pflicht“) und „nice to have“ (die „Kür“) einteilen. Natürlich ist es wichtig, die Priorisierung mit dem Auftraggeber abzustimmen. Beginnen Sie dann mit den Pflicht-Teilen und erledigen Sie diese so früh wie möglich (in Klasse-A-Qualität). Wenn dann noch etwas Zeit bleibt, können Sie noch ein paar „nette“ Funktionen von der Kür-Liste umsetzen. Wenn Ihnen die Zeit davonläuft, kann es umgekehrt notwendig sein, einige weniger kritische Funktionen wegzulassen, die Sie ursprünglich als wesentlich eingestuft haben.

Zeitplan

Sobald Sie eine priorisierte Liste von Aufgaben aufgestellt haben, müssen Sie die Teilaufgaben in eine passende Reihenfolge bringen. Natürlich sollten alle „Pflicht“-Aufgaben an erster Stelle stehen, gefolgt von den „Kür“-Funktionen. Wenn Teile voneinander abhängen, erzwingt das eine Reihenfolge, so dass Sie üblicherweise mit den Grundfunktionen beginnen müssen.

Wenn keine Abhängigkeiten zwischen mehreren Aufgaben bestehen, können Sie diese grundsätzlich in beliebiger Reihenfolge abarbeiten. Bei der Entscheidung, welche Aufgabe als nächstes bearbeitet werden soll, können die folgenden Überlegungen hilfreich sein:

Kürzeste zuerst: Es ist befriedigend, wenn man die Liste schnell verkürzen kann, indem man einfache Aufgaben zuerst erledigt. Versuchen Sie also, kleine Teilaufgaben zu finden, die unabhängig von anderen Aktivitäten sind, so dass sie nicht von anderen Teilen betroffen sind und umgekehrt auch keine anderen Teile beeinflussen.
Schwierigste zuerst: Wenn man mit anspruchsvolleren Aufgaben beginnt, können dabei Erkenntnisse gewonnen werden, die Missverständnisse und Fehlentscheidungen in späteren Schritten vermeiden.
Längste zuerst: Die Fertigstellung zeitaufwändiger Teile hilft, den Termin einzuhalten, da es einfacher ist, am Ende ein paar kleine Aufgaben hinzuzufügen. Wenn am Ende noch eine wichtige längere Aufgabe offen ist, riskieren Sie ein Scheitern des Projekts.
Von außen nach innen: Wenn in einer Teilaufgabe ein Framework oder Skelett entsteht, ist es naheliegend, damit zu beginnen. Das Ergebnis ist oft ein Produkt, das bereits (sozusagen) funktioniert, aber einige Lücken hat, die später nach und nach (und oft unabhängig voneinander) gefüllt werden können.
Sichtbare zuerst: Wenn eine bestimmte Aufgabe ein sichtbares Ergebnis liefert (z.B. eine Benutzerschnittstelle, eine Webseite oder eine Präsentation), ist die Fertigstellung motivierend und liefert ein Zwischenergebnis, das Sie für zukünftige Tests, Präsentationen und Diskussionen verwenden können.
Schönheit zuletzt: Entwickeln Sie zu Beginn ein einfaches Erscheinungsbild und konzentrieren Sie sich auf die Funktion. Wenn das Produkt wie gewünscht funktioniert, widerstehen Sie dennoch der Versuchung, es sofort zu verschönern. Machen Sie statt dessen Aufzeichnungen über Teile, die am Ende hübscher gestaltet werden sollen.

Im nächsten Schritt geht es darum, die Zeit für die Erledigung der einzelnen Aufgaben abzuschätzen. Im ersten größeren Projekt wird Ihnen diese Abschätzung naturgemäß schwer fallen. Um Ihre Schätzungen im Laufe der Zeit zu verbessern, legen Sie eine Tabelle mit allen Ihren geplanten Aktivitäten an und fügen Sie zwei Spalten für die geschätzte und die tatsächliche Dauer hinzu.

Während Sie an dem Projekt arbeiten, werden Sie oft feststellen, dass Ihre ersten Schätzungen zu optimistisch waren. Um zu vermeiden, dass der gesamte Zeitplan aus den Fugen gerät, wenn einige Teile länger dauern als erwartet, ist es empfehlenswert, Zeitreserven als Puffer einzuplanen, insbesondere wenn Sie noch kaum Erfahrungen mit der Projektplanung haben. Im Laufe der Zeit werden Ihre Schätzungen immer präziser, aber das erfordert, dass Sie Ihre Schätzungen nach Abschluss eines Projekts mit dem tatsächlichen Aufwand vergleichen.

Sobald Sie die Schätzungen für alle Aufgaben haben, summieren Sie die geschätzten Zeiten und Sie erhalten eine Vorstellung davon, wie viele der Aufgaben Sie bis zur Deadline erledigen können. Gehen sich alle „need to have“-Funktionen aus? Sind dann vielleicht noch ein paar „nice to have“-Aufgaben möglich? Es ist auch empfehlenswert, Sollbruchstellen zu definieren. Rechnen Sie damit, dass die Zeit knapp wird, und überwachen Sie sorgfältig Ihre Fortschritte, um eventuelle Probleme so früh wie möglich zu erkennen. Wenn Sie damit rechnen, dass Sie den Termin nicht einhalten können, müssen Sie entscheiden, welche Aspekte des Projekts Sie opfern können. Mit etwas Glück können Sie alle wichtigen Teile erledigen, indem Sie ein paar „nice to have“-Aufgaben fallen lassen. Es ist aber auch möglich, dass Sie die Funktionalität oder Qualität bestimmter Teile reduzieren oder sogar einige Teile ganz streichen müssen. Natürlich müssen solche Weglassungen mit Ihrem Auftraggeber oder Vorgesetzten abgesprochen werden. Je nach Wichtigkeit des Projekts können Sie vielleicht auch eine Verlängerung der Frist aushandeln.

Wenn Ihre Aufgabenliste mit den geschätzten Zeiten vollständig ist, fügen Sie Meilensteine an kritischen Stellen in Ihren Zeitplan ein. Diese Meilensteine helfen dabei, den Fortschritt des Projekts zu überwachen. Sie sind auch gute Stellen, an denen der Fortschritt mit dem Auftraggeber oder Vorgesetzten abgesprochen werden kann (siehe Abschnitt Besprechungen weiter unten).

To-Do-Liste

Der Zeitplan ist bereits eine grobe To-Do-Liste mit den großen Blöcken. Um einen besseren Überblick über die zu erledigenden Aufgaben zu bekommen, sollten sie jedoch in kleinere Aktivitäten zerlegt werden. Bevor Sie mit der ersten Aufgabe beginnen, identifizieren Sie die Schritte, die durchgeführt werden müssen, und beschreiben Sie sie kurz mit ein paar Stichworten. Anfangs ist die Reihenfolge noch nicht wichtig; konzentrieren Sie sich einfach auf das, was zu tun ist, so weit Sie es im Voraus sagen können. Beispielsweise können Sie den Entwurf der Benutzerschnittstelle in Aktivitäten wie „Layoutgestaltung“, „grafische Symbole“, „Benutzerschnittstellen-Prototyp“ und „Verschönern“ aufteilen. Bringen Sie dann die Aktivitäten in eine sinnvolle Reihenfolge.

Wenn Sie mit der ersten Aktivität beginnen, kann es nützlich sein, diese in noch kleinere Schritte aufzuteilen. Die Bearbeitung einer To-Do-Liste ist ein iterativer Verfeinerungsprozess. Je mehr Aufgaben Sie erledigen, desto mehr wissen Sie über zukünftige Tätigkeiten auf Ihrer To-Do-Liste. Wenn Sie sich beispielsweise für den Einstieg in die "Layoutgestaltung" entscheiden, werden Sie diese wahrscheinlich in Teilaufgaben für einzelne Fenster zerlegen und diese Teilaufgaben dann wieder in eine passende Reihenfolge bringen. Dies führt schließlich zu einer Liste von To-Do-Elementen mit unterschiedlicher Feinheit. Die Aufgaben, die in naher Zukunft zu erledigen sind, sollten konkret (damit Sie bereits wissen, wie man sie erledigt) und relativ klein sein, idealerweise so, dass sie in weniger als einem Tag erledigt werden können. Punkte, die in ferner Zukunft fertiggestellt werden, können noch vage sein.

Die To-Do-Liste ist natürlich nicht statisch, sondern wird im Laufe der Zeit ständig überarbeitet und verfeinert. Aber Sie benötigen keine raffinierten Werkzeuge, um Ihre To-Do-Liste zu pflegen. Ein einfacher Texteditor genügt. Machen Sie einfach eine Liste mit drei Abschnitten, TO-DO, NOTIZEN und ERLEDIGT. Beginnen Sie mit dem Abschnitt TO-DO und beschreiben Sie jeden Punkt mit ein paar Wörtern in jeweils einer eigenen Zeile.

Verwenden Sie den Abschnitt NOTIZEN für offene Fragen, Ideen, potenzielle Probleme, Lösungen usw. Betrachten Sie diesen Teil als Notizblock für Dinge, die während des Projekts auftauchen, bei denen Sie sicherstellen möchten, dass Sie nicht in Vergessenheit geraten.

Es ist empfehlenswert, die To-Do-Liste ständig auf dem neuesten Stand zu halten. Sie können z.B. die aktuelle To-Do-Liste ausdrucken und auf Ihren Schreibtisch legen, so dass Sie immer einen Überblick über die nächsten Aktivitäten haben. Streichen Sie fertige Elemente durch und fügen Sie bei Bedarf neue Informationen zum Abschnitt NOTIZEN hinzu.

Am Ende des Tages aktualisieren Sie die Aufgabenliste: Löschen Sie den Abschnitt ERLEDIGT vom Vortag, verschieben Sie neu fertiggestellte Tätigkeiten in den Abschnitt ERLEDIGT und aktualisieren Sie die NOTIZEN. Überprüfen Sie die Tätigkeiten im nun reduzierten TO-DO-Bereich, zerlegen Sie große Aufgaben in kleinere Tätigkeiten und bringen Sie die wichtigsten Schritte in die Reihenfolge, in der Sie sie bearbeiten wollen. Drucken Sie schließlich eine neue Liste für den nächsten Tag aus.

Ein Vorteil dieses Vorgehens ist, dass es automatisch Aufzeichnungen über Ihre Aktivitäten liefert (wie ein Tagebuch). Versehen Sie dazu einfach die Aufgabenliste mit dem aktuellen Datum und archivieren Sie alle gedruckten und manuell ergänzten Listen. Auf diese Weise entsteht eine wertvolle Informationsquelle für die Dokumentation des Projekts. Wenn Sie im Abschnitt ERLEDIGT auch Informationen über die tatsächliche Dauer hinzufügen, hilft Ihnen dies schließlich auch, Ihre Abschätzungen für zukünftige Projekte zu verbessern.

Wenn mehrere Personen an einem Projekt beteiligt sind, können Sie den organisatorischen Aufwand gering halten, indem Sie die Aufgabenliste in größeren Zeitabständen überarbeiten. Organisieren Sie beispielsweise ein wöchentliches Treffen aller Teammitglieder, bei dem die Aufgabenliste besprochen und aktualisiert wird. Das ist auch eine gute Gelegenheit, um die Arbeit unter den Teammitgliedern aufzuteilen. Fügen Sie einfach die Namen der verantwortlichen Personen zu den Aktivitäten hinzu und senden Sie den neuen Wochenplan an jedes Teammitglied. Natürlich ist es dann wichtig, dass alle Teammitglieder eigene Notizen über ihren Fortschritt machen, die dann bei der nächsten Teambesprechung in die gemeinsame To-Do-Liste aufgenommen werden.

Entscheidungen

Während die groben Aufgaben auf dem Zeitplan nur beschreiben, was getan werden muss, erfordern die detaillierten Schritte auf der To-Do-Liste auch Wissen darüber, wie die Aufgaben erfüllt werden können.

Die beste Lösung wird nicht immer im Vorhinein klar sein. Sie werden daher oft gezwungen sein, Entscheidungen auf der Grundlage von Annahmen zu treffen. Sammeln Sie dazu so viele Argumente wie möglich und versuchen Sie, ein paar mögliche Lösungsansätze zu finden. Wenn Sie noch nicht über genügend Informationen verfügen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen, haben Sie grundsätzlich drei Möglichkeiten, mit einer solchen Frage umzugehen (nach ansteigendem Aufwand gereiht):

Verzögern Sie die Entscheidung. In einigen Fällen hilft es, das Problem aufzuschieben und es vorerst auf der Aufgabenliste stehen zu lassen. Arbeiten Sie weiter an anderen Teilen, die dann mit etwas Glück mehr Einblicke liefern.
Entwickeln Sie einen Prototyp. Wenn Sie nicht sicher sind, ob eine bestimmte Idee funktioniert, erstellen Sie eine prototypische „Quick-And-Dirty“-Implementierung. Experimente mit diesem Prototyp können bei Ihrer Entscheidung helfen. Es kann sogar notwendig sein, mehrere Prototypen zu entwickeln, einen für jeden möglichen Lösungsansatz.
Raten Sie. Als letztes Mittel sollten Sie einfach eine „intelligente Vermutung“ anstellen. In komplexen Fällen ist es oft am besten, eine intuitive Entscheidung zu treffen. Aber seien Sie darauf vorbereitet, dass die gewählte Lösung fehlschlägt, so dass Sie später zum Ausgangspunkt zurückkehren und von dort aus einen anderen Lösungsweg verfolgen müssen.

In jedem Fall ist es wichtig, dass Sie Ihre Entscheidung auch dokumentieren. Beschreiben Sie die Argumente, das Für und Wider verschiedener Ansätze und warum Sie sich schließlich für einen bestimmten Lösungsweg entschieden haben. Wenn Sie Ihr Bauchgefühl genutzt haben, um eine intuitive Entscheidung basierend auf Ihrem persönlichen Geschmack zu treffen, tun Sie nicht so, als hätten Sie eine gründliche Analyse durchgeführt. Halten Sie in Ihren Unterlagen fest, dass Sie sich aufgrund unzureichender Informationen entscheiden mussten und dass Sie einen Ansatz gewählt haben, ohne sicher zu sein, ob dies die beste Lösung ist. Sie sollten jedoch die Folgen genau beobachten und dokumentieren, ob sich das letztendlich als eine gute Entscheidung herausgestellt hat oder nicht. Oft kann die Qualität einer Lösung erst im Nachhinein beurteilt werden, wenn das Projekt bereits abgeschlossen ist. Aber solche Informationen können für andere wertvoll sein, die in vergleichbaren Projekten vor ähnlichen Fragen stehen (oder für Sie selbst im nächsten Projekt).

Es ist wichtig, genügend Zeit für Unsicherheiten einzuplanen. Gehen Sie nicht davon aus, dass alle Entscheidungen schnell und einfach zu treffen sein werden. Das ist einer der Gründe, warum Zeitreserven im Ihrem Zeitplan vorgesehen werden sollten.

Besprechungen

Während Ihres Projekts müssen Sie immer wieder den Fortschritt, die Ergebnisse und die geplanten Ansätze mit anderen Personen besprechen. Dies können Teambesprechungen, geplante Besprechungen mit Ihren Auftraggebern oder Vorgesetzten zu bestimmten Meilensteinen sein, aber auch Notfallsitzungen, um dringende Entscheidungen zu treffen.

Denken Sie daran, dass Besprechungen immer einen Zweck haben. Auch wenn Ihr Vorgesetzter um einen informellen Fortschrittsbericht bittet, sollten Sie sich sorgfältig auf die Besprechung vorbereiten, um sicherzustellen, dass Sie selbst auch Nutzen aus der Besprechung ziehen. Es ist eine gute Idee, mit einer Liste von Erwartungen zu beginnen: Unter welchen Umständen würden Sie eine bevorstehende Besprechung aus Ihrer persönlichen Sicht als „erfolgreich“ betrachten? Im Idealfall verlassen Sie die Besprechung mit mehr Wissen als vorher, und alle offenen Fragen sind geklärt. Um dieses Ziel zu erreichen, hilft es, mit einer Liste von Fragen in die Besprechung zu gehen, wie z.B.:

Deckt die aktuelle Lösung schon alle wichtigen Funktionen ab?
Welcher von zwei möglichen Ansätzen soll verfolgt werden?
Ist diese Aufgabe noch wichtig, oder kann sie verworfen werden?

Wenn es sich um eine formelle Besprechung handelt, sorgen Sie dafür, dass Ihre wichtigen Fragen auf die Tagesordnung gesetzt werden.

Notieren Sie während der Besprechung alle wichtigen Entscheidungen und bauen Sie das neue Wissen danach in Ihre Aufgabenliste ein.

Präsentationen

Sie werden gelegentlich Ergebnisse oder Pläne für Ihr Projekt präsentieren müssen. Heute werden solche Präsentationen typischerweise mit PowerPoint, Keynote oder ähnlichen Programmen gezeigt. Eine gute Präsentation erfordert jedoch eine sorgfältige Planung. Hier sind ein paar Empfehlungen:

Achten Sie auf eine angemessene Anzahl von Folien für die verfügbare Zeit. Eine gute Schätzung liegt bei zwei bis drei Minuten pro Folie. Das bedeutet, dass eine 20-minütige Präsentation nicht mehr als 7 bis 10 Folien enthalten sollte.
Vermeiden Sie Zusammenfassungs- und Einführungsfolien. Sie müssen keine wertvolle Zeit darauf verwenden, dem Publikum zu sagen, was Sie dem Publikum gleich sagen werden. Ein Inhaltsverzeichnis am Anfang ist daher in der Regel Zeitverschwendung. Sobald Sie zum eigentlichen Thema kommen, wird niemand im Publikum mehr den Überblick im Kopf behalten, so dass Sie den Überblick ebenso gut überspringen und sofort zum Punkt kommen können.
Beginnen Sie mit einer Motivation: Warum haben Sie das Projekt überhaupt gestartet, was war das Problem, welche Verbesserungen des Standes der Technik soll mit Ihrem Projekt erzielt werden? Geben Sie dem Publikum eine Vorstellung vom erwarteten Nutzen.
Verwenden Sie Bilder und Diagramme, vermeiden Sie Textfolien mit Listen von Aufzählungspunkten. Benutzen Sie insbesondere keine Folien, die vor allem als Spickzettel für Sie selbst dienen (so dass Sie den Text vorlesen, den das Publikum auch vom Bildschirm lesen kann). Verwenden Sie Bilder und erklären Sie die Bilder mit Worten.
Achten Sie in Diagrammen darauf, dass ihre Bedeutung klar ist. Verwenden Sie Beschriftungen für die x- und y-Achsen. Geben Sie bei Diagrammen, die eine Qualität anzeigen, Informationen darüber an, ob niedriger oder höher besser ist.
Verwenden Sie Beispiele zur Erklärung komplizierter Sachverhalte. Im Idealfall sollten Sie vereinfachte praxisnahe Szenarien verwenden, um Probleme und Ihren Lösungsansatz zu veranschaulichen.
Die Folien sollten sichtbar nummeriert sein. Das ist hilfreich, wenn am Ende Fragen gestellt werden. Zuhörer können Sie dann bitten, noch einmal die Folie 5 zu zeigen.
Achten Sie darauf, dass der Text gut lesbar ist. Verwenden Sie insbesondere einen hohen Kontrast zwischen Vorder- und Hintergrundfarbe und vermeiden Sie kleine Schriftgrößen. Eine gute Faustregel ist eine Schriftgröße von mindestens 24 Punkt.
Wenn Ihre Präsentation bunte Folien enthält, achten Sie darauf, dass die Bilder gut erkennbar sind. Wenn Sie die Bilder auf dem Computerbildschirm entwerfen, sollten Sie bedenken, dass die Farben auf einer Leinwand ganz anders aussehen können. Insbesondere sind die Auflösung und der Farbkontrast viel geringer, so dass feine Details untergehen können. Testen Sie Ihre Folien mit einem Projektor, wenn möglich mit genau dem Gerät, das in dem Raum installiert ist, in dem Sie die Präsentation halten werden.
Halten Sie Ihre Präsentation zur Probe, idealerweise in einer ähnlichen Umgebung wie jener, in der Sie die Präsentation halten werden. Während einer solchen Probe halten Sie die gesamte Präsentation von Anfang bis Ende. Wenn Sie einen Fehler machen, unterbrechen und wiederholen Sie nicht einen Teil, sondern machen Sie weiter, als würden Sie zu einem Publikum sprechen, und wiederholen Sie dann die gesamte Präsentation noch einmal. Wenn die Präsentation länger gedauert hat als erwartet, versuchen Sie nicht, schneller zu sprechen, sondern entfernen Sie Inhalte, die nicht ganz so wichtig sind.

Vorführungen

Neben Folienpräsentationen können Sie Ihr Produkt auch live vorführen. Es gibt grundsätzlich zwei Arten von solchen Vorführungen: a) freie Vorführung und b) vollständig geplante Vorführung. Eine freie Vorführung simuliert eine realitätsnahe Benutzung, bei der Sie sofort auf Fragen des Publikums reagieren und schnell zeigen können, wie sich Ihr Produkt in Ad-hoc-Situationen bewährt. Aber die meisten Vorführungen sind im Voraus geplant. Der Vorteil einer geplanten Vorführung ist, dass Sie alles bis ins letzte Detail vorbereiten können, einschließlich einzugebender Texte, und Sie können Teile, die noch nicht richtig funktionieren, gezielt umgehen. Hier sind ein paar Empfehlungen für eine solche Vorführung:

Fertigen Sie ein „Drehbuch“ mit detaillierten Notizen an, das alles enthält, was Sie zeigen wollen. Am Besten eignet sich dazu eine Tabelle mit zwei Spalten, in der die erste Spalte beschreibt, was Sie tun (hier klicken, das auswählen…), und die zweite Spalte den gesprochenen Text enthält.
Bereiten Sie das Programm und alle Daten vor, damit Sie während der eigentlichen Vorführung keine Prozesse starten, die Fenstergröße ändern und andere zeitaufwändige Anpassungen vornehmen müssen.
Wenn Ihre Präsentation viel Texteingabe erfordert, können Sie Textvorlagen vorbereiten. Sie können beispielsweise Hilfsprogramme verwenden, die Text automatisch eingeben, als ob er getippt worden wäre, was auch Tippfehler zu vermeiden hilft. Wenn Sie nur wenige Textfragmente haben, können Sie auch ein Textdokument vorbereiten und Text zwischen Anwendungen kopieren und einfügen.
Wie bei einer Präsentation sollten Sie die Vorführung proben, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert, wenn Sie dem Drehbuch folgen. Messen Sie auch die Zeit, um sicherzustellen, dass Ihre Vorführung in das verfügbare Zeitfenster passt. Wenn möglich, halten Sie die Probe in dem Raum ab, in dem die Vorführung stattfinden soll, und zwar in der tatsächlichen Konfiguration (Computer, Projektor, Netzwerk, etc.). Wenn Ihre Vorführung in einem bestimmten Anfangszustand beginnt, der durch die Vorführung verändert wird, vergessen Sie nicht, das Programm und die Daten nach jeder Probe wieder in den richtigen Anfangszustand zu versetzen.
Bedenken Sie, dass der Projektor möglicherweise eine andere Auflösung hat und stellen Sie sicher, dass das Programm mit der Bildschirmgröße umgehen kann und der angezeigte Text groß genug und gut lesbar ist.
Wenn Ihre Präsentation von externen Betriebsmitteln (z.B. Servern) abhängt, achten Sie darauf, dass die Konfiguration während der Präsentation funktioniert. Überprüfen Sie, ob das Netzwerk verfügbar ist und ob alle erforderlichen Server zum Zeitpunkt der Präsentation betriebsbereit sind. Um Abhängigkeiten zu vermeiden, können Sie auch ein eigenes Ad-hoc-Netzwerk einrichten oder Server-Dienste lokal auf dem Computer ausführen, den Sie für die Präsentation verwenden.
Wenn Sie die Präsentation halten, versuchen Sie bewusst, langsam vorzugehen. Bewegen Sie den Mauszeiger langsam, damit die Bewegungen leicht verfolgt werden können. Klicken Sie nicht schnell hier und da, um zu zeigen, wie flott alles funktioniert. Erklären Sie vielmehr, was Sie gerade tun und stimmen Sie Ihre Aktivitäten mit dem gesprochenen Text ab.

Statt einer Live-Demo können Sie auch mit speziellen Aufzeichnungsprogrammen einen „Screencast“ einer Beispielsitzung aufnehmen und dann einen Film der Sitzung zeigen. Dies hat den Vorteil, dass Sie böse Überraschungen vermeiden können, eine Vorführung mit genau geplanter Dauer vorbereiten können und Funktionen demonstrieren können, die im Präsentationsraum nicht möglich wären, z.B. weil benötigte Geräte nicht verfügbar sind. Aber wie bei einer Live-Vorführung sollten Sie besonders darauf achten, dass die Auflösung des aufgenommenen Films mit der Auflösung des Projektors übereinstimmt (sonst könnte der Film verkleinert oder verzerrt angezeigt werden).

Dokumentation

Zu einem Projekt gehört üblicherweise auch eine Dokumentation. Dies kann Ihre Masterarbeit oder die System- und Projektdokumentation sein, die an einen Kunden ausgeliefert werden soll.

Idealerweise sollte die Dokumentation parallel zum eigentlichen Projekt geschrieben werden. Wenn Sie dies am Ende jedes Tages tun, werden Ihnen die wichtigen Details noch frisch in Erinnerung sein. Das hat jedoch den Nachteil, dass Sie möglicherweise mehr als unbedingt nötig schreiben, wenn sich herausstellt, dass ein bestimmter Ansatz nicht funktioniert hat.

Das Schreiben der gesamten Dokumentation am Ende hat den Vorteil, dass Sie einen Überblick über Ihr gesamtes Projekt haben, aber Sie werden sehr wahrscheinlich einige wichtige Details vergessen.

Ein guter Kompromiss ist es, täglich Notizen zu sammeln, wenn Sie Ihre Aufgabenliste am Ende jedes Tages aktualisieren. Diese Aufzeichnungen müssen nicht besonders ausführlich sein. Ein kurzer Absatz pro Tag reicht in der Regel. Schreiben Sie einfach auf, was Sie erreicht haben, welche Aufgaben Sie erledigen konnten, welche Probleme gelöst wurden (und wie), welche neuen Probleme aufgetaucht sind und was als nächstes geplant ist.

Wenn Sie schon dabei sind, können Sie auch festhalten, wie lange Sie an den einzelnen Aufgaben gearbeitet haben.

Solche Aufzeichnungen sind eine unschätzbare Informationsquelle, wenn Sie die endgültige Dokumentation schreiben. Es dauert nur wenige Minuten pro Tag, und oft können Sie einige Ihrer Notizen direkt in die Dokumentation übernehmen.

Beachten Sie, dass auch die endgültige Dokumentation einige Zeit in Anspruch nimmt. Das muss bei der Erstellung des Zeitplans für Ihr Projekt berücksichtigt werden.

Rückblick

Wenn Sie ein Projekt abgeschlossen haben, ist das eine gute Gelegenheit, um noch einmal durchzugehen, was Sie geleistet haben. Hier sind einige Fragen, die Sie sich am Ende stellen sollten:

Was hat gut funktioniert, wo gab es unerwartete Probleme?
War es möglich, das ursprüngliche Design (z.B. die Architektur) zu implementieren, oder war es notwendig, den ersten Entwurf mehrmals zu überarbeiten? Worin bestanden die Entwurfsfehler und wie können sie in zukünftigen Projekten vermieden werden?
Wie gut stimmen die tatsächlichen Aufwände mit den Aufwandsschätzungen überein? Welche Tätigkeiten haben viel länger als geplant gedauert? Wie können diese Abweichungen bei der Planung zukünftiger Projekte berücksichtigt werden?
Haben sich die verwendeten Werkzeuge, Bibliotheken, Sprachen, Plattformen usw. bewährt? Würde ich sie wieder verwenden und weiterempfehlen? Oder würde ich heute (wo ich es besser weiß) lieber Alternativen verwenden?
Wenn ich die Gelegenheit hätte, das Projekt noch einmal durchzuführen, aber mit dem Wissen, das ich mir während des Projekts angeeignet habe, würde ich es dann wieder auf die gleiche Weise machen?

Ein derartiger Rückblick ist wichtig, um bewusst Erfahrungen zu sammeln. Im Laufe der Zeit werden damit Ihre Schätzungen, Ihre Zeitpläne, Ihre Planung, Ihre Entwürfe und Ihre organisatorischen Fähigkeiten immer besser. Mit mehr Erfahrung wird es künftig einfacher, auch bei unzureichenden Informationen gute Entscheidungen zu treffen. Kurz gesagt, zukünftige Projekte laufen dann immer besser.